Trong sản xuất, kinh doanh đặc biệt là đối với những ngành dịch vụ thì việc tổ chức 1 sự kiện để nội bộ công ty có thể tụ tập, giải trí sau 1 thời gian lao động mệt mỏi thật sự rất cần thiết. Hoặc công ty bạn cần tổ chức sự kiện cho 1 dịp quan trọng trong công ty? Tuy nhiên cách tổ chức 1 sự kiện đúng chuẩn như thế nào để sự kiện ấy diễn ra thành công tốt đẹp? Hãy cùng VTC Led tham khảo phần dưới đây của bài viết.
Cách tổ chức 1 sự kiện thành công như thế nào?
Nội Dung
Xác định loại sự kiện mà bạn sắp làm
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong cách tổ chức 1 sự kiện cho công ty mà bạn cần quan tâm là xác định loại sự kiện bạn sắp tổ chức. Ví dụ như sắp tới công ty bạn sẽ tổ chức sự kiện mừng ngày thành lập, sự kiện mừng khai trương chi nhánh, sự kiện vào một dịp đặc biệt nào đó: year end, new year, sự kiện mùa hè, hội thao…
Khi xác định được loại sự kiện bạn sẽ hình dung và định hướng được những công việc cơ bản cần làm trong sự kiện. Một ví dụ đơn giản như công ty bạn sắp tới tổ chức sự kiện quyên góp phi lợi nhuận để gây quỹ từ thiện. Thì ban đầu bạn sẽ cần chuẩn bị như: danh sách khách mời, loại hình sản phẩm quyên góp và gây quỹ, tiệc trà bánh giữa giờ, nội dung để MC dẫn dắt chương trình, địa điểm gây quỹ.
Xác định loại sự kiện giúp bạn tổ chức sự kiện thành công hơn
Hay đối với sự kiện hội thao: công ty bạn tổ chức sự kiện hội thao sức khỏe người lao động với chạy marathon cự ly: 5km, 10km, 15km, 20km… tùy thuộc vào người lao động đăng ký. Thì khi bạn xác định được loại sự kiện này bạn sẽ lên kế hoạch được chi tiết và rõ ràng hơn.
Xác định mục tiêu và kết quả cần đạt được
Khi bạn lên kế hoạch tổ chức 1 sự kiện gì đó thì chắc chắn bạn phải có mục tiêu và mục đích mong muốn cơ bản. Dựa vào mục tiêu đó mà bạn sẽ lên được danh sách và các bước cần chuẩn bị tiếp theo. Từ mục tiêu đạt được, bạn sẽ xác định và dự trù được ngân sách dự kiến để tổ chức sự kiện này.
Xác định mục tiêu và kết quả cần đạt được là một trong những cách tổ chức 1 sự kiện bắt buộc phải có. Bởi nếu không có mục tiêu cụ thể, sự kiện sẽ bị lan man, không đánh vào trọng điểm từ đó chỉ tốn kinh phí thực hiện mà không mang lại hiệu quả cho người tổ chức. Người tham dự cũng tốn thời gian khi tham gia.\
Xác định mục tiêu và kết quả cần đạt được khi tổ chức sự kiện
Lên nội dung chương trình và ngân sách cần thiết
Sau khi xác định được loại hình sự kiện cần tổ chức và mục tiêu cơ bản khi tổ chức sự kiện. Là một người tổ chức sự kiện với mong muốn buổi sự kiện ấy diễn ra thành công, tốt đẹp thì bước tiếp theo bạn cần làm chính là lên nội dung chương trình. Nội dung cơ bản phải cần có sườn cơ bản với những mốc thời gian nhất định. Ví dụ như đối với sự kiện year end của công ty thì đây là buổi liên hoan, tất niên sau 1 năm toàn bộ công ty đã lao động chăm chỉ. Thì bạn cần có bố cục tổ chức sự kiện cơ bản như:
● Chương trình mở đầu: văn nghệ, 1 bài diễn thuyết ngắn gọn lý do tổ chức buổi tiệc tất niên.
● Bài phát biểu về thành tích đạt được cũng như những mục tiêu trong năm tới từ phía lãnh đạo công ty
● Khen và thưởng cán bộ công nhân viên có đóng góp hoặc nhân viên có năng suất tốt trong năm vừa qua
● Tiệc ngọt hoặc tiệc mặn, trong lúc tổ chức tiệc thì các chương trình văn nghệ khuấy động không khí vẫn được diễn ra
● Bốc thăm trúng thưởng (có thể có hoặc không tùy thuộc vào các đơn vị, công ty, doanh nghiệp).
● Bế mạc sự kiện.
Lên nội dung chương trình sự kiện cần thực hiện
Sau khi xây dựng được nội dung sườn chính của buổi sự kiện và được duyệt, điều tiếp theo là bạn cần tính toán chi phí dự kiến cho buổi sự kiện ấy. Tùy thuộc vào quy mô số lượng, loại tiệc hoặc sự kiện mà bạn sắp tổ chức sẽ có từng kinh phí dự trù riêng. Tất nhiên đối với các sự kiện càng sang trọng thì chi phí sẽ càng mắc. Ngoài ra địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện cũng có ảnh hưởng phần nào đến kinh phí.
Dự kiến thời gian tổ chức và địa điểm
Sau khi lên được nội dung, xác định được ngân sách dự trù điều tiếp theo bạn cần làm là xác định thời gian cụ thể tổ chức và địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với những sự kiện lớn, cần xem ngày như khai trương, khánh thành, khởi công, đám cưới… thì thời gian đã được định sẵn. Có thể nói đây là bước thứ 2 sau bước xác định nội dung sự kiện mà bạn tổ chức.
Triển khai và chạy thử sự kiện
Để một sự kiện thành công tốt đẹp, sau khi lên kế hoạch đầy đủ và mục tiêu cụ thể thì ai cũng cần có 1 khoảng thời gian để triển khai kế hoạch đã lên trước đó. Trong quá trình triển khai, tổ chức các dự định ban đầu, khi gặp phải khó khăn hoặc những vấn đề phát sinh thì bạn sẽ có thể giải quyết và khắc phục.
Trước ngày sự kiện diễn ra, bạn cần chạy thử sự kiện. Đây là mẹo, cách tổ chức 1 sự kiện thành công. Bởi khi chạy thử bạn sẽ lường trước được thời gian các chương trình trong sự kiện bạn đã sắp xếp ổn thỏa chưa. Sự kiện sắp tới có gặp trục trặc hoặc phát sinh gì không. Hoặc có những nội dung gì cần chỉnh sửa trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
Chạy thử chương trình trước khi sự kiện chính thức diễn ra
Phía trên là tổng hợp cách tổ chức 1 sự kiện thành công mà VTC Led gửi đến bạn. Hy vọng thông qua bài viết này giúp bạn có được những thông tin hữu ích. Ngoài ra, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc không biết đơn vị nào tổ chức sự kiện uy tín thì hãy tham khảo qua VTC Led qua website: vtcvietnam.com của chúng tôi.